Telepon merupakan salah satu alat komunikasi yang masih sering digunakan dalam berbagai situasi, termasuk saat kita perlu menanyakan informasi tentang dokumen tertentu. Namun, terkadang kita tidak tahu cara yang tepat untuk bertanya dengan sopan dan jelas, sehingga dapat menghambat proses komunikasi dan membuang waktu. Dalam artikel ini, kami akan membahas cara bertelepon dengan baik untuk menanyakan tentang dokumen, sehingga Anda dapat melakukan komunikasi yang efektif dan mendapatkan jawaban yang Anda butuhkan.
Saat bertelepon, persiapan yang matang sangat penting. Sebelum memulai panggilan, pastikan Anda telah mengetahui informasi dasar tentang dokumen yang ingin Anda tanyakan, seperti judul dokumen, nomor dokumen, atau tanggal dokumen tersebut. Selain itu, buatlah daftar pertanyaan yang ingin Anda ajukan, sehingga Anda tidak lupa atau terbengong-bengong saat berbicara dengan pihak yang bersangkutan.
Memperkenalkan Diri dengan Jelas
Langkah pertama yang harus dilakukan saat bertelepon adalah memperkenalkan diri dengan jelas. Ketika panggilan terhubung, berikan nama Anda secara lengkap dan sampaikan tujuan panggilan Anda secara singkat. Misalnya, “Halo, saya (nama Anda) dari (perusahaan/instansi), saya ingin menanyakan tentang dokumen (judul dokumen).” Dengan memperkenalkan diri dengan jelas, pihak yang Anda hubungi akan tahu siapa Anda dan tujuan Anda dalam panggilan tersebut.
Menyebutkan Identitas Diri
Sebelum memulai pertanyaan tentang dokumen, sebutkan identitas diri Anda secara singkat. Misalnya, “Halo, saya (nama Anda).” Dengan menyebutkan identitas diri, Anda memberikan kesempatan bagi pihak yang Anda hubungi untuk mengenal Anda lebih lanjut dan menciptakan suasana yang lebih akrab dalam percakapan.
Menyebutkan Asal Perusahaan/Instansi
Selain menyebutkan nama Anda, penting juga untuk menyebutkan asal perusahaan atau instansi yang Anda wakili. Misalnya, “Saya dari (nama perusahaan/instansi).” Dengan menyebutkan asal perusahaan atau instansi, Anda memberikan informasi tambahan kepada pihak yang Anda hubungi tentang latar belakang Anda dan tujuan panggilan Anda.
Mengucapkan Salam dan Menanyakan Ketersediaan Waktu
Setelah memperkenalkan diri, langkah berikutnya adalah mengucapkan salam dan menanyakan ketersediaan waktu pihak yang Anda hubungi. Misalnya, “Selamat (pagi/siang/sore), apakah ada waktu sebentar untuk saya bertanya tentang dokumen (judul dokumen)?” Dengan mengucapkan salam dan menanyakan ketersediaan waktu, Anda menunjukkan kesopanan dan memberikan kesempatan kepada pihak yang Anda hubungi untuk menentukan apakah mereka dapat membantu Anda saat itu atau perlu membuat janji temu lainnya.
Mengucapkan Salam
Langkah awal dalam mengawali percakapan telepon adalah dengan mengucapkan salam kepada pihak yang Anda hubungi. Misalnya, “Selamat pagi/siang/sore.” Dengan mengucapkan salam, Anda memberikan kesan sopan dan ramah kepada pihak yang Anda hubungi.
Menanyakan Ketersediaan Waktu
Setelah mengucapkan salam, lanjutkan dengan menanyakan ketersediaan waktu pihak yang Anda hubungi. Misalnya, “Apakah ada waktu sebentar untuk saya bertanya tentang dokumen (judul dokumen)?” Dengan menanyakan ketersediaan waktu, Anda memberikan kesempatan kepada pihak yang Anda hubungi untuk menentukan apakah mereka dapat membantu Anda saat itu atau perlu membuat janji temu lainnya.
Menjelaskan dengan Singkat Tujuan Pertanyaan Anda
Setelah mendapatkan persetujuan untuk melanjutkan percakapan, jelaskan dengan singkat tujuan pertanyaan Anda. Misalnya, “Saya ingin mengetahui apakah dokumen (judul dokumen) sudah tersedia dan bagaimana saya bisa mendapatkannya.” Dengan menjelaskan tujuan pertanyaan Anda secara singkat, Anda membantu pihak yang Anda hubungi untuk memahami apa yang Anda butuhkan dan memberikan informasi yang relevan dengan pertanyaan Anda.
Menggambarkan Tujuan Pertanyaan
Sebelum mengajukan pertanyaan, gambarkan tujuan pertanyaan Anda secara singkat. Misalnya, “Saya ingin mengetahui apakah dokumen (judul dokumen) sudah tersedia dan bagaimana saya bisa mendapatkannya.” Dengan menggambarkan tujuan pertanyaan, Anda memberikan konteks kepada pihak yang Anda hubungi tentang apa yang ingin Anda ketahui.
Menyebutkan Informasi yang Ingin Anda Dapatkan
Sebelum mengajukan pertanyaan, sebutkan informasi yang ingin Anda dapatkan. Misalnya, “Saya ingin mengetahui apakah dokumen (judul dokumen) sudah tersedia dan jika iya, di mana saya bisa mendapatkannya?” Dengan menyebutkan informasi yang ingin Anda dapatkan, Anda membantu pihak yang Anda hubungi untuk memberikan jawaban yang lebih spesifik terkait pertanyaan Anda.
Mengajukan Pertanyaan dengan Jelas dan Tegas
Saat mengajukan pertanyaan tentang dokumen, penting untuk melakukannya dengan jelas dan tegas. Gunakan kalimat yang sederhana dan mudah dipahami, hindari penggunaan bahasa yang ambigu atau terlalu teknis. Misalnya, “Apakah dokumen (judul dokumen) sudah selesai dibuat? Jika iya, di mana saya bisa mendapatkannya?” Dengan mengajukan pertanyaan yang jelas dan tegas, Anda memudahkan pihak yang Anda hubungi untuk memberikan jawaban yang sesuai.
Menggunakan Kalimat Sederhana dan Mudah Dipahami
Gunakan kalimat sederhana dan mudah dipahami saat mengajukan pertanyaan. Hindari penggunaan bahasa yang terlalu teknis atau rumit. Misalnya, “Apakah dokumen (judul dokumen) sudah selesai dibuat? Jika iya, di mana saya bisa mendapatkannya?” Dengan menggunakan kalimat yang sederhana dan mudah dipahami, Anda memastikan bahwa pihak yang Anda hubungi dapat dengan mudah memahami pertanyaan Anda.
Menghindari Bahasa Ambigu
Hindari penggunaan bahasa yang ambigu saat mengajukan pertanyaan. Pastikan pertanyaan Anda tidak membingungkan atau dapat memiliki lebih dari satu arti. Misalnya, “Apakah dokumen (judul dokumen) sudah tersedia?” Dengan menghindari bahasa ambigu, Anda memastikan bahwa pihak yang Anda hubungi dapat memberikan jawaban yang sesuai dengan pertanyaan Anda.
Mendengarkan dengan Saksama
Saat pihak yang Anda hubungi memberikan jawaban, penting untuk mendengarkan dengan saksama. Berikan perhatian penuh pada apa yang dikatakan, jangan terburu-buru menginterupsi atau mengganggu. Jika ada bagian yang kurang jelas, Anda bisa meminta penjelasan lebih lanjut. Dengan mendengarkan dengan saksama, Anda menunjukkan rasa hormat pada pihak yang Anda hubungi dan memastikan bahwa Anda memahami informasi yang diberikan.
Memberikan Perhatian Penuh
Memberikan perhatian penuh saat pihak yang Anda hubungi memberikan jawaban merupakan langkah penting dalam komunikasi telepon yang efektif. Hindari distraksi dan fokuskan perhatian pada apa yang dikatakan oleh pihak yang Anda hubungi. Dengan memberikan perhatian penuh, Anda memastikan bahwa Anda memahami informasi yang diberikan dengan baik.
Tidak Terburu-buru Menginterupsi
Saat pihak yang Anda hubungi memberikanjawaban, jangan terburu-buru menginterupsi. Biarkan mereka menyelesaikan penjelasan mereka sebelum Anda mengajukan pertanyaan atau memberikan tanggapan. Dengan tidak terburu-buru menginterupsi, Anda menunjukkan kesopanan dan memberikan kesempatan penuh kepada pihak yang Anda hubungi untuk menyampaikan informasi dengan lengkap.
Meminta Penjelasan Lebih Lanjut
Jika ada bagian dari jawaban yang kurang jelas atau membutuhkan penjelasan lebih lanjut, jangan ragu untuk meminta penjelasan lebih detail. Misalnya, “Apakah Anda bisa memberikan penjelasan lebih lanjut tentang proses pengambilan dokumen tersebut?” Dengan meminta penjelasan lebih lanjut, Anda memastikan bahwa Anda memiliki pemahaman yang jelas tentang informasi yang diberikan.
Menyimpan Catatan Penting
Agar tidak lupa atau kehilangan informasi yang diberikan, penting untuk menyimpan catatan penting selama percakapan. Anda bisa menggunakan kertas atau alat digital untuk mencatat poin-poin penting seperti tanggal pengambilan dokumen, biaya yang harus dibayarkan, atau petunjuk pengiriman dokumen. Dengan menyimpan catatan penting, Anda akan lebih terorganisir dalam mengurus dokumen tersebut.
Mencatat Tanggal Pengambilan Dokumen
Penting untuk mencatat tanggal pengambilan dokumen yang disampaikan oleh pihak yang Anda hubungi. Misalnya, “Catat tanggal pengambilan dokumen (tanggal).” Dengan mencatat tanggal pengambilan dokumen, Anda dapat mengatur jadwal dan memastikan bahwa Anda tidak melewatkan waktu yang ditentukan.
Mencatat Biaya yang Harus Dibayarkan
Jika ada biaya yang harus dibayarkan terkait dengan dokumen yang Anda tanyakan, penting untuk mencatatnya dengan jelas. Misalnya, “Catat biaya yang harus dibayarkan sebesar (jumlah).” Dengan mencatat biaya yang harus dibayarkan, Anda dapat mempersiapkan dana yang diperlukan dengan tepat.
Mencatat Petunjuk Pengiriman Dokumen
Jika dokumen yang Anda tanyakan perlu dikirimkan, catatlah petunjuk pengiriman yang diberikan oleh pihak yang Anda hubungi. Misalnya, “Catat alamat pengiriman dokumen (alamat).” Dengan mencatat petunjuk pengiriman dokumen, Anda dapat memastikan bahwa dokumen tersebut dapat dikirim dengan benar dan tepat waktu.
Mengucapkan Terima Kasih
Setelah pertanyaan Anda terjawab dan percakapan akan berakhir, jangan lupa untuk mengucapkan terima kasih pada pihak yang Anda hubungi. Misalnya, “Terima kasih atas bantuannya, saya sangat menghargainya.” Dengan mengucapkan terima kasih, Anda menunjukkan rasa terima kasih Anda pada pihak yang telah membantu Anda dan meninggalkan kesan positif dalam komunikasi.
Mengucapkan Terima Kasih dengan Ramah
Setelah mendapatkan jawaban yang Anda butuhkan, jangan lupa untuk mengucapkan terima kasih dengan ramah. Misalnya, “Terima kasih atas bantuannya, saya sangat menghargainya.” Dengan mengucapkan terima kasih dengan ramah, Anda menunjukkan apresiasi Anda pada pihak yang telah membantu Anda.
Mengungkapkan Rasa Terima Kasih atas Bantuan
Setelah pertanyaan Anda terjawab, ungkapkan rasa terima kasih Anda secara tulus atas bantuan yang diberikan oleh pihak yang Anda hubungi. Misalnya, “Terima kasih banyak atas bantuannya, saya sangat menghargainya.” Dengan mengungkapkan rasa terima kasih, Anda menunjukkan penghargaan Anda pada pihak yang telah membantu Anda dan menciptakan hubungan yang lebih baik dalam komunikasi.
Menyimpulkan Informasi yang Diperoleh
Setelah telepon selesai, penting untuk menyimpulkan informasi yang telah Anda peroleh. Anda bisa mencatatnya dalam catatan atau mengirimkan email ringkasan kepada pihak yang Anda hubungi sebagai bentuk konfirmasi. Misalnya, “Berikut adalah ringkasan percakapan kita tadi mengenai dokumen (judul dokumen): (sampaikan informasi singkat yang telah Anda peroleh).” Dengan menyimpulkan informasi, Anda memastikan bahwa Anda memiliki pemahaman yang jelas tentang dokumen tersebut.
Meringkas Informasi yang Diperoleh
Setelah telepon selesai, buatlah ringkasan informasi yang telah Anda peroleh selama percakapan. Misalnya, “Berikut adalah ringkasan percakapan kita tadi mengenai dokumen (judul dokumen): (sampaikan informasi singkat yang telah Anda peroleh).” Dengan meringkas informasi, Anda memudahkan diri sendiri untuk mengingat dan mengelola informasi yang telah Anda dapatkan.
Mengirimkan Email Ringkasan
Untuk memastikan bahwa tidak ada kesalahpahaman atau lupa terkait informasi yang diberikan, Anda dapat mengirimkan email ringkasan kepada pihak yang Anda hubungi. Misalnya, “Berikut adalah ringkasan percakapan kita tadi mengenai dokumen (judul dokumen): (sampaikan informasi singkat yang telah Anda peroleh).” Dengan mengirimkan email ringkasan, Anda memberikan konfirmasi tertulis dan memastikan bahwa semua pihak memiliki informasi yang sama.
Menindaklanjuti Jika Diperlukan
Jika setelah telepon Anda masih memiliki pertanyaan atau perlu melakukan tindakan lebih lanjut terkait dokumen tersebut, jangan ragu untuk menindaklanjutinya. Anda bisa mengirimkan email atau membuat janji temu untuk membahas lebih lanjut. Penting untuk mengambil inisiatif dan tidak menunda-nunda jika Anda membutuhkan informasi lebih lanjut atau bantuan dalam proses pengurusan dokumen.
Mengirimkan Email untuk Menindaklanjuti
Jika Anda masih memiliki pertanyaan atau perlu melakukan tindakan lebih lanjut setelah telepon selesai, Anda dapat mengirimkan email kepada pihak yang Anda hubungi. Misalnya, “Saya ingin menindaklanjuti percakapan kita tadi mengenai dokumen (judul dokumen). Apakah saya bisa membuat janji temu untuk membahas lebih lanjut?” Dengan mengirimkan email untuk menindaklanjuti, Anda menunjukkan inisiatif dan memastikan bahwa semua hal terkait dengan dokumen tersebut dapat diselesaikan dengan baik.
Membuat Janji Temu untuk Membahas Lebih Lanjut
Jika diperlukan, buatlah janji temu dengan pihak yang Anda hubungi untuk membahas lebih lanjut terkait dokumen tersebut. Misalnya, “Apakah kita bisa membuat janji temu untuk membahas lebih lanjut mengenai dokumen (judul dokumen)?” Dengan membuat janji temu, Anda memberikan kesempatan bagi semua pihak untuk berdiskusi secara lebih mendalam dan memastikan bahwa semua hal terkait dengan dokumen tersebut dapat diselesaikan dengan baik.
Menjaga Etika Telepon
Selama percakapan telepon, penting untuk menjaga etika telepon yang baik. Berbicara dengan suara yang jelas dan ramah, menghindari penggunaan kata-kata kasar atau tidak sopan, dan memberikan kesempatan kepada pihak yang Anda hubungi untuk berbicara. Dengan menjaga etika telepon yang baik, Anda menciptakan lingkungan komunikasi yang nyaman dan efektif.
Berbicara dengan Suara yang Jelas
Saat bertelepon, pastikan untuk berbicara dengan suara yang jelas dan terdengar dengan baik. Hindari berbicara terlalu pelan atau tergesa-gesa. Dengan berbicara dengan suara yang jelas, Anda memastikan bahwa pihak yang Anda hubungi dapat mendengar dengan baik apa yang Anda sampaikan.
Menghindari Penggunaan Kata-kata Kasar atau Tidak Sopan
Selama percakapan telepon, hindari penggunaan kata-kata kasar atau tidak sopan. Jaga sikap dan bahasa Anda tetap sopan dan ramah. Hindari mengeluarkan kata-kata yang dapat menyakiti atau membuat pihak yang Anda hubungi merasa tidak nyaman. Dengan menjaga etika telepon yang baik, Anda menciptakan lingkungan komunikasi yang menghormati dan efektif.
Memberikan Kesempatan kepada Pihak yang Anda Hubungi untuk Berbicara
Jangan lupa memberikan kesempatan kepada pihak yang Anda hubungi untuk berbicara dan menyampaikan pendapat atau informasi mereka. Dengarkan dengan penuh perhatian dan jangan memotong pembicaraan mereka. Dengan memberikan kesempatan kepada pihak yang Anda hubungi untuk berbicara, Anda menciptakan komunikasi yang saling menghargai dan efektif.
Kesimpulan
Bertelepon dengan baik untuk menanyakan tentang dokumen membutuhkan persiapan yang matang, kemampuan berkomunikasi yang efektif, dan menjaga etika telepon yang baik. Dalam artikel ini, kami telah membahas cara-cara untuk bertelepon dengan baik dalam hal ini, mulai dari memperkenalkan diri dengan jelas, menjelaskan tujuan pertanyaan, mengajukan pertanyaan dengan jelas, mendengarkan dengan saksama, hingga menjaga etika telepon yang baik. Dengan mengikuti panduan ini, Anda akan dapat melakukan komunikasi yang efektif dan mendapatkan informasi yang Anda butuhkan dengan lebih efisien.
Ingatlah untuk selalu menghormati pihak yang Anda hubungi, menjaga sikap yang sopan, dan memberikan perhatian penuh selama percakapan telepon. Semoga artikel ini bermanfaat dalam membantu Anda dalam bertelepon dengan baik untuk menanyakan tentang dokumen!