Diagram Aliran Data (DFD) adalah alat penting dalam analisis sistem yang membantu menggambarkan aliran data dan proses yang terjadi dalam suatu organisasi. Dengan menggunakan DFD yang baik dan benar, Anda dapat memahami lebih baik bagaimana sistem bekerja, mengidentifikasi masalah, dan merancang solusi yang efisien. Dalam artikel ini, kami akan memberikan panduan komprehensif tentang cara membuat DFD yang baik dan benar. Mari kita mulai!
Pengertian DFD
DFD adalah representasi grafis yang menggambarkan aliran data dan proses yang terjadi dalam sistem. DFD membantu dalam memahami sistem secara keseluruhan dengan mengidentifikasi entitas, proses, dan aliran data yang terlibat. DFD dapat digunakan untuk menganalisis sistem yang ada, merancang sistem baru, atau mengidentifikasi masalah dan perbaikan yang perlu dilakukan pada sistem yang telah ada.
Tingkatan DFD
DFD terdiri dari beberapa tingkatan yang mewakili level detail yang berbeda dalam sistem. Tingkatan DFD umumnya dibagi menjadi DFD level tinggi, DFD level menengah, dan DFD level rendah. DFD level tinggi menggambarkan aliran data secara keseluruhan dalam sistem, sementara DFD level menengah dan rendah memberikan detail yang lebih spesifik tentang proses dan aliran data dalam sistem.
Hubungan DFD dengan Proses Bisnis
DFD digunakan untuk menggambarkan hubungan antara aliran data dan proses bisnis dalam suatu organisasi. DFD membantu mengidentifikasi proses bisnis yang terlibat dalam sistem, menggambarkan bagaimana data mengalir antara proses bisnis, dan menunjukkan bagaimana proses bisnis saling terkait dalam sistem yang lebih besar.
Langkah-langkah Membuat DFD
Untuk membuat DFD yang baik dan benar, ada beberapa langkah yang perlu diikuti. Berikut adalah langkah-langkah rinci untuk membuat DFD yang efektif:
Langkah 1: Identifikasi Tujuan DFD
Langkah pertama dalam membuat DFD adalah mengidentifikasi tujuan dari DFD tersebut. Apakah DFD akan digunakan untuk menganalisis sistem yang ada, merancang sistem baru, atau mengidentifikasi masalah dalam sistem yang telah ada? Menetapkan tujuan akan membantu dalam mengarahkan proses pembuatan DFD.
Langkah 2: Identifikasi Entitas Utama
Selanjutnya, identifikasi entitas utama yang terlibat dalam sistem. Entitas dapat berupa orang, departemen, sistem, atau organisasi yang berperan dalam aliran data dan proses. Identifikasi entitas utama akan membantu dalam membangun kerangka DFD yang baik.
Langkah 3: Identifikasi Proses Utama
Setelah identifikasi entitas utama, langkah berikutnya adalah mengidentifikasi proses utama yang terjadi dalam sistem. Proses utama adalah langkah-langkah atau kegiatan yang dilakukan oleh entitas dalam mengolah data atau melakukan tindakan tertentu. Identifikasi proses utama akan membantu dalam membangun alur aliran data dalam DFD.
Langkah 4: Identifikasi Aliran Data
Selanjutnya, identifikasi aliran data yang terjadi antara entitas dan proses. Aliran data adalah data yang dikirim atau diterima antara entitas dan proses dalam sistem. Identifikasi aliran data akan membantu dalam membangun hubungan yang jelas antara entitas dan proses dalam DFD.
Langkah 5: Membangun DFD Level Tinggi
Pada langkah ini, mulailah membangun DFD level tinggi yang menggambarkan aliran data secara keseluruhan dalam sistem. Gunakan simbol-simbol yang tepat untuk mewakili entitas, proses, dan aliran data. Pastikan DFD level tinggi memberikan gambaran yang jelas tentang sistem secara keseluruhan.
Langkah 6: Membangun DFD Level Menengah
Setelah membangun DFD level tinggi, lanjutkan dengan membangun DFD level menengah yang memberikan detail lebih spesifik tentang proses dan aliran data dalam sistem. Gunakan simbol-simbol yang tepat untuk mewakili entitas, proses, dan aliran data pada tingkat ini.
Langkah 7: Membangun DFD Level Rendah
Terakhir, membangun DFD level rendah yang memberikan detail terperinci tentang proses dan aliran data dalam sistem. Gunakan simbol-simbol yang tepat untuk mewakili entitas, proses, dan aliran data pada tingkat ini. Pastikan DFD level rendah memberikan pemahaman yang mendalam tentang sistem yang sedang dianalisis.
Menentukan Entitas dan Proses
Menentukan entitas dan proses yang relevan dalam DFD sangat penting untuk membangun DFD yang baik dan benar. Berikut adalah beberapa tips untuk menentukan entitas dan proses:
Identifikasi Entitas yang Terlibat
Langkah pertama adalah mengidentifikasi entitas yang terlibat dalam sistem. Entitas dapat berupa orang, departemen, sistem, atau organisasi yang berperan dalam aliran data dan proses dalam sistem. Identifikasi entitas yang relevan akan membantu dalam membangun kerangka DFD yang baik.
Identifikasi Proses yang Terjadi
Selanjutnya, identifikasi proses yang terjadi dalam sistem. Proses adalah langkah-langkah atau kegiatan yang dilakukan oleh entitas dalam mengolah data atau melakukan tindakan tertentu. Identifikasi proses yang relevan akan membantu dalam membangun alur aliran data dalam DFD.
Hubungkan Entitas dengan Proses
Setelah mengidentifikasi entitas dan proses, hubungkan entitas dengan proses yang relevan. Identifikasi bagaimana entitas berinteraksi dengan proses dan aliran data yang terjadi antara entitas dan proses. Hubungan yang jelas antara entitas dan proses akan membantu dalam membangun DFD yang akurat.
Contoh: Entitas Pelanggan dan Proses Pemesanan
Sebagai contoh, dalam sebuah sistem pemesanan online, entitas pelanggan akan berinteraksi dengan proses pemesanan. Pelanggan akan mengirimkan pesanan melalui sistem, dan proses pemesanan akan memproses pesanan tersebut dan mengirimkannya ke departemen pengiriman. Aliran data seperti detail pesanan, alamat pengiriman, dan status pesanan akan terjadi antara entitas pelanggan dan proses pemesanan.
Menggambarkan Aliran Data
Menggambarkan aliran data dengan benar adalah kunci untuk membuat DFD yang baik dan benar. Berikut adalah beberapa tips untuk menggambarkan aliran data:
Identifikasi Aliran Data yang Terjadi
Langkah pertama adalah mengidentifikasi aliran data yang terjadi antara entitas dan proses dalam sistem. Aliran data adalah data yang dikirim atau diterima antara entitas dan proses. Identifikasi aliran data yang relevan membantu dalam membangun hubungan yang jelas dalam DFD.
Gunakan Simbol-Simbol yang Tepat
Gunakan simbol-simbol yang tepat untuk menggambarkan aliran data dalam DFD. Simbol panah digunakan untuk menunjukkan aliran data dari entitas ke proses atau sebaliknya. Pastikan simbol-simbol yang digunakan sesuai dengan standar yang ada untuk memastikan pemahaman yang konsisten.
Tampilkan Aliran Data dengan Jelas
Pastikan aliran data ditampilkan dengan jelas dalam DFD. Gunakan label yang jelas untuk menggambarkan aliran data yang terjadi. Jelaskan arti dari setiap aliran data yang ada untuk memastikan pemahaman yang akurat dalam DFD.
Contoh: Aliran Data Pesanan
Sebagai contoh, dalam sistem pemesanan online, aliran data pesanan akanmenggambarkan bagaimana data pesanan mengalir antara entitas pelanggan dan proses pemesanan. Aliran data pesanan dapat mencakup detail pesanan seperti produk yang dipesan, jumlah pesanan, harga, dan metode pembayaran. Dalam DFD, aliran data pesanan dapat ditampilkan dengan menggunakan simbol panah yang menghubungkan entitas pelanggan dengan proses pemesanan.
Selain itu, juga penting untuk menggambarkan aliran data yang terjadi antara proses-proses yang berbeda dalam sistem. Misalnya, dalam sistem pemesanan online, aliran data yang terjadi antara proses pemesanan dan proses pengiriman dapat mencakup detail pesanan, alamat pengiriman, dan status pesanan. Menggambarkan aliran data dengan jelas akan membantu dalam memahami bagaimana data mengalir dalam sistem dan bagaimana proses-proses saling terhubung.
Mengidentifikasi Masalah dan Keterbatasan
Identifikasi masalah dan keterbatasan dalam DFD adalah langkah penting untuk memastikan bahwa DFD yang dibuat adalah representasi yang akurat dan efektif dari sistem yang sedang dianalisis. Berikut adalah beberapa tips untuk mengidentifikasi masalah dan keterbatasan:
Identifikasi Masalah yang Ada dalam Sistem
Langkah pertama adalah mengidentifikasi masalah yang ada dalam sistem yang sedang dianalisis. Masalah dapat berupa kegagalan proses, aliran data yang tidak efisien, atau kebutuhan perbaikan pada sistem yang telah ada. Mengidentifikasi masalah dengan jelas akan membantu dalam merancang solusi yang tepat untuk sistem tersebut.
Identifikasi Keterbatasan pada DFD
Selain itu, perlu juga mengidentifikasi keterbatasan dalam DFD yang dibuat. Keterbatasan dapat terkait dengan detail yang tidak mencukupi dalam DFD, informasi yang hilang, atau kesalahan dalam menggambarkan aliran data atau proses. Mengidentifikasi keterbatasan akan membantu dalam meningkatkan kualitas DFD dan memastikan representasi yang akurat dari sistem.
Temui Pihak Terkait untuk Validasi
Penting untuk berkomunikasi dan berdiskusi dengan pihak terkait, seperti pengguna sistem atau pemangku kepentingan, untuk memvalidasi DFD yang telah dibuat. Pihak terkait dapat memberikan masukan atau saran yang berharga untuk meningkatkan DFD dan memastikan bahwa DFD mencerminkan sistem dengan akurat. Validasi dari pihak terkait juga dapat membantu dalam mengidentifikasi masalah atau keterbatasan yang mungkin terlewat.
Contoh: Identifikasi Masalah dan Keterbatasan
Sebagai contoh, dalam sistem pemesanan online, mungkin terdapat masalah dengan proses validasi pembayaran yang tidak efisien. Hal ini dapat mengakibatkan keterlambatan dalam memverifikasi pembayaran pelanggan dan memperlambat proses pengiriman. Selain itu, keterbatasan dalam DFD mungkin terjadi jika aliran data yang terjadi antara proses pemesanan dan proses pengiriman tidak tergambarkan dengan jelas. Identifikasi masalah dan keterbatasan ini akan membantu dalam merancang solusi yang tepat dan meningkatkan representasi sistem dalam DFD.
Verifikasi dan Validasi DFD
Verifikasi dan validasi merupakan tahap penting dalam pembuatan DFD yang baik dan benar. Verifikasi adalah proses memastikan bahwa DFD yang dibuat sesuai dengan aturan dan standar yang telah ditentukan. Validasi, di sisi lain, adalah proses memastikan bahwa DFD mencerminkan sistem dengan akurat dan memenuhi kebutuhan pengguna. Berikut adalah beberapa tips untuk melakukan verifikasi dan validasi DFD:
Verifikasi Kesesuaian dengan Aturan dan Standar
Langkah pertama dalam verifikasi adalah memastikan bahwa DFD yang dibuat sesuai dengan aturan dan standar yang telah ditentukan. Periksa apakah simbol-simbol yang digunakan sudah benar, aliran data sudah tergambarkan dengan jelas, dan nama entitas atau proses sudah sesuai dengan konvensi yang ada.
Validasi dengan Pihak Terkait
Setelah dilakukan verifikasi, lakukan validasi dengan melibatkan pihak terkait. Diskusikan DFD dengan pengguna sistem atau pemangku kepentingan lainnya dan minta masukan atau saran dari mereka. Validasi dengan pihak terkait akan membantu memastikan bahwa DFD mencerminkan sistem dengan akurat dan memenuhi kebutuhan pengguna.
Perbaiki dan Revisi DFD jika Diperlukan
Jika terdapat masalah atau saran dari verifikasi dan validasi, perbaiki dan revisi DFD sesuai dengan masukan yang diberikan. Pastikan bahwa perubahan yang dilakukan memperbaiki masalah atau keterbatasan yang ada dan meningkatkan representasi sistem dalam DFD.
Contoh: Verifikasi dan Validasi DFD
Misalnya, setelah verifikasi, ditemukan bahwa ada kesalahan dalam penggunaan simbol panah dalam DFD. Simbol panah yang digunakan tidak sesuai dengan konvensi yang ada. Setelah itu, dilakukan validasi dengan melibatkan pengguna sistem dan ditemukan bahwa ada aliran data yang terlewat dalam DFD. DFD kemudian diperbaiki dengan menggunakan simbol panah yang benar dan menambahkan aliran data yang terlewat. Verifikasi dan validasi ini membantu memastikan bahwa DFD sesuai dengan aturan dan standar serta mencerminkan sistem dengan akurat.
Menerapkan Perubahan pada DFD
Setelah DFD diselesaikan dan divalidasi, seringkali perubahan atau pembaruan pada sistem yang dianalisis akan terjadi. Dalam situasi ini, perlu menerapkan perubahan pada DFD yang telah ada. Berikut adalah beberapa langkah untuk menerapkan perubahan pada DFD:
Identifikasi Perubahan yang Diperlukan
Langkah pertama adalah mengidentifikasi perubahan yang diperlukan dalam DFD. Perubahan dapat berupa penambahan proses baru, perubahan aliran data, atau penghapusan proses yang tidak relevan. Identifikasi perubahan yang diperlukan akan membantu dalam merencanakan langkah-langkah selanjutnya.
Perbarui DFD sesuai dengan Perubahan
Selanjutnya, perbarui DFD sesuai dengan perubahan yang telah diidentifikasi. Tambahkan proses baru, ubah aliran data yang terkena perubahan, atau hapus proses yang tidak relevan. Pastikan DFD mencerminkan perubahan yang terjadi dalam sistem dengan akurat.
Validasi Kembali dengan Pihak Terkait
Setelah perubahan diterapkan, lakukan validasi kembali dengan melibatkan pihak terkait. Diskusikan perubahan yang telah dilakukan dan minta masukan atau saran dari pihak terkait. Validasi kembali akan membantu memastikan bahwa DFD mencerminkan sistem yang baru dengan akurat.
Contoh: Menerapkan Perubahan pada DFD
Misalnya, dalam sistem pemesanan online, terdapat perubahan pada metode pembayaran yang digunakan. Sebelumnya, hanya tersedia metode pembayaran transfer bank, namun sekarang ditambahkan metode pembayaran menggunakan dompet digital. Dalam hal ini, perubahan perlu dilakukan pada DFD dengan menambahkan proses pembayaran menggunakan dompet digital dan mengubah aliran data yang terkait dengan metode pembayaran. Setelah perubahan diterapkan, dilakukan validasi kembali dengan pengguna sistem untuk memastikan bahwa DFD mencerminkan sistem yang baru dengan akurat.
Menyajikan DFD yang Efektif
Menyajikan DFD dengan cara yang efektif sangat penting untuk memastikan pemahaman yang baik oleh pihak terkait. Berikut adalah beberapa tips untuk menyajikan DFD yang efektif:
Pilih Notasi yang Tepat
Pilih notasi yang tepat untukmenggambarkan entitas, proses, dan aliran data dalam DFD. Pastikan menggunakan notasi yang konsisten dan sesuai dengan standar yang ada. Hal ini akan memudahkan pihak terkait dalam memahami DFD yang disajikan.
Gunakan Label yang Jelas
Sertakan label yang jelas untuk setiap entitas, proses, dan aliran data dalam DFD. Label yang jelas akan membantu pihak terkait dalam memahami fungsi dan hubungan antara elemen-elemen dalam DFD. Pastikan label yang digunakan deskriptif dan mudah dimengerti oleh semua pihak yang terlibat.
Sajikan DFD dengan Susunan yang Logis
Susun DFD dengan susunan yang logis dan teratur. Atur entitas, proses, dan aliran data dalam urutan yang mudah diikuti. Pastikan aliran data dan hubungan antara entitas dan proses ditampilkan secara jelas dan terstruktur dalam DFD.
Sertakan Deskripsi dan Penjelasan
Sertakan deskripsi dan penjelasan yang cukup untuk setiap entitas, proses, dan aliran data dalam DFD. Penjelasan yang baik akan membantu pihak terkait dalam memahami tujuan dan fungsi dari setiap elemen dalam DFD. Jelaskan juga hubungan dan aliran data yang terjadi antara entitas dan proses secara rinci.
Gunakan Visualisasi yang Menarik
Gunakan visualisasi yang menarik untuk memperjelas DFD. Gunakan warna, bentuk, atau tata letak yang menarik untuk membedakan elemen-elemen dalam DFD. Visualisasi yang menarik akan membantu pihak terkait dalam memahami dan mengingat informasi yang disajikan dalam DFD.
Studi Kasus: Contoh DFD
Untuk memberikan pemahaman yang lebih baik tentang cara membuat DFD yang baik dan benar, berikut adalah studi kasus dengan contoh DFD:
Deskripsi Sistem
Kami akan menggunakan contoh sistem pemesanan online untuk menjelaskan pembuatan DFD. Sistem ini memungkinkan pelanggan untuk memesan produk secara online dan mengatur pengiriman ke alamat yang diinginkan.
DFD Level Tinggi
Pada tingkat DFD level tinggi, DFD akan menggambarkan aliran data secara keseluruhan dalam sistem pemesanan online. DFD level tinggi akan mencakup entitas pelanggan, proses pemesanan, dan proses pengiriman. Aliran data akan terjadi antara entitas pelanggan dan proses pemesanan, serta antara proses pemesanan dan proses pengiriman.
DFD Level Menengah
Pada tingkat DFD level menengah, DFD akan memberikan detail lebih spesifik tentang proses pemesanan dan proses pengiriman. DFD level menengah akan mencakup aliran data yang terjadi antara entitas pelanggan dan proses pemesanan, serta antara proses pemesanan dan proses pengiriman. DFD level menengah akan menunjukkan langkah-langkah yang terlibat dalam proses pemesanan dan proses pengiriman, seperti verifikasi pesanan, pengolahan pembayaran, dan pengaturan pengiriman.
DFD Level Rendah
Pada tingkat DFD level rendah, DFD akan memberikan detail terperinci tentang setiap langkah dalam proses pemesanan dan proses pengiriman. DFD level rendah akan mencakup aliran data yang terjadi antara entitas pelanggan dan proses pemesanan, serta antara proses pemesanan dan proses pengiriman. DFD level rendah akan menunjukkan setiap langkah yang terlibat dalam proses pemesanan, seperti memilih produk, menambahkannya ke keranjang belanja, dan melakukan pembayaran. Selain itu, DFD level rendah juga akan menunjukkan langkah-langkah yang terlibat dalam proses pengiriman, seperti memverifikasi alamat pengiriman dan mengatur jadwal pengiriman.
Kesimpulan
Membuat DFD yang baik dan benar adalah langkah penting dalam analisis sistem. DFD membantu dalam memahami aliran data dan proses dalam sistem, mengidentifikasi masalah, dan merancang solusi yang efisien. Dalam artikel ini, kami telah memberikan panduan lengkap tentang cara membuat DFD yang baik dan benar. Kami telah menjelaskan pengertian DFD, langkah-langkah dalam pembuatan DFD, dan tips untuk mengidentifikasi entitas, menggambarkan aliran data, mengidentifikasi masalah, dan melakukan verifikasi dan validasi.
Kami juga telah menyajikan contoh DFD dalam studi kasus sistem pemesanan online. DFD level tinggi, menengah, dan rendah telah digambarkan untuk memberikan pemahaman yang lebih baik tentang bagaimana DFD dapat digunakan dalam menganalisis sistem.
Dengan mengikuti panduan ini, Anda akan dapat membuat DFD yang baik, benar, dan efektif. DFD yang baik akan membantu Anda memahami sistem dengan lebih baik, mengidentifikasi masalah, dan merancang solusi yang tepat. Selamat membuat DFD yang berkualitas!